La gestion des tâches du cabinet : qui fait quoi, pour quand
Qui fait quoi, pour quand, et où ça bloque : CabinetPilot transforme les alertes et les échéances de vos dossiers en tâches, confiées à la bonne personne selon son rôle, avec leur priorité, leur échéance et leur historique.
Sans partage, le travail repose sur la mémoire de quelques collaborateurs
Dans un cabinet, le chef de mission sait ce qui est en cours sur ses dossiers. Quand il est absent, personne ne le sait. Les relances vivent dans des boîtes e-mail, les échéances dans un tableur, les diligences dans la tête de chacun.
CabinetPilot ne demande pas de créer des tâches : il les fait naître des faits relevés sur les portails et les registres. Une cotisation URSSAF non réglée, une attestation de vigilance périmée, une TVA en retard deviennent une tâche confiée au titulaire du dossier, ou à son remplaçant s’il est absent.
Un cadre clair, sans lourdeur
Chaque tâche a une personne, une échéance, une priorité et un historique.
Née d’une alerte
Un fait anormal relevé la nuit devient une alerte, l’alerte une tâche. L’alerte ne se ferme que quand la source confirme que le problème a disparu, pas parce que la tâche est cochée.
Confiée par rôle
Associé, chef de mission, comptable, social, juriste : chaque dossier a ses titulaires par rôle, et la tâche va d’office à celui qui la traite, avec les droits qui vont avec.
Reprise en cas d’absence
Les tâches d’un collaborateur absent vont à son remplaçant. Rien n’attend un retour de congés.
Visible dans « Aujourd’hui »
L’écran « Aujourd’hui » montre ce qui est en retard, ce qui tombe aujourd’hui et demain, et les décisions à prendre, pour chacun et pour tout le cabinet.
De l’alerte à la tâche, sans copier-coller
Le relevé
CabinetPilot lit les portails et les registres avec les accès du cabinet ; Pennylane est lu avec le jeton du cabinet.
L’alerte
Un fait anormal (dette, attestation périmée, TVA en retard, procédure collective au BODACC) ouvre une alerte sur le dossier.
La tâche
L’alerte devient une tâche confiée au titulaire du dossier, avec priorité et échéance ; vous ajustez personne, date et priorité.
La clôture
La tâche faite reste au journal ; l’alerte attend que la source confirme la disparition du problème.
Quatre dossiers, quatre tâches
Les tâches du cabinet fictif « Découverte », un matin d’octobre. Les dossiers sont inventés.
| Dossier fictif | Tâche | Confiée à |
|---|---|---|
| Atelier Kervella | Acompte d’IS impayé : prévenir le client | Comptable du dossier, priorité haute |
| Garage Trévidic | Attestation de vigilance périmée : demander à l’URSSAF | Gestionnaire social du dossier |
| Épicerie du Port | TVA CA3 de septembre à déposer avant le 26 octobre | Comptable du dossier |
| Studio Nacre | Accueil d’un nouveau client : pièces attendues | Chef de mission |
Cabinet fictif « Découverte » : dossiers inventés.
L’IA prépare, vos équipes décident
Les règles préparent l’alerte et la tâche. Elles ne décident jamais d’un montant, d’une échéance ni d’un soupçon, et rien ne part vers un client ou un organisme sans validation d’une personne.
Questions fréquentes
Les tâches se créent-elles automatiquement ?
Oui : chaque alerte relevée sur une source devient une tâche confiée au titulaire du dossier, avec sa priorité et son échéance. Vous pouvez aussi créer des tâches vous-même.
Que se passe-t-il quand une tâche est faite ?
Elle reste dans l’historique du dossier. Son alerte, elle, ne se ferme que quand la source confirme que le problème a disparu : la source fait foi.
Et pendant une absence ?
Les absences sont déclarées dans CabinetPilot : les tâches d’un absent vont à son remplaçant, et le plan de charge montre qui peut absorber quoi.
Qui voit quoi ?
Les rôles (associé, chef de mission, comptable, social, juriste…) et les droits par dossier décident de ce que chacun voit. Chaque action est notée au journal chaîné.
Y a-t-il une application mobile ?
Pas d’application native, et ce n’est pas prévu : l’application web s’utilise sur téléphone.
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Voyez qui fait quoi, pour quand
Trente minutes sur le cabinet fictif « Découverte » : les tâches d’un matin, de l’alerte à la décision.
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