La vigilance LCB-FT du cabinet, tenue dossier par dossier
Le contrôle de l’Ordre ne demande pas si vous connaissez vos clients ; il demande la preuve que vous les avez examinés. CabinetPilot tient le niveau de vigilance de chaque client, crible le portefeuille contre le registre des gels et garde la trace de chaque diligence.
Les obligations de vigilance, sans tableur à part
La NPLAB impose au cabinet de connaître son client, d’évaluer le risque, d’adapter sa vigilance et de pouvoir le démontrer. Dans beaucoup de cabinets, cela tient dans un tableur que personne n’ose rouvrir avant un contrôle.
Dans CabinetPilot, la vigilance vit dans le dossier du client : à l’accueil, pendant la mission, et dans l’export remis au contrôleur.
Le contrôle qualité et le contrôle de l’Ordre regardent la même chose : la cohérence entre le risque du client, la vigilance appliquée et les traces conservées. CabinetPilot range ces trois éléments au même endroit.
Ce que couvre le module
Niveau de vigilance par client
Fixé dossier par dossier, et repris dans l’export.
Registre national des gels des avoirs
Criblage du portefeuille chaque nuit ; une correspondance ouvre une alerte.
BODACC
Procédures collectives et radiations relevées chaque nuit, ainsi que les entreprises fermées.
Examen renforcé
Pour les situations qui le demandent, tracé dans le dossier.
Formations et contrôle interne
Le suivi des formations de l’équipe et des contrôles internes du cabinet.
Export pour un contrôle
L’ensemble des éléments réunis pour le contrôleur.
Un espace « soupçon » cloisonné
Les éléments d’un soupçon ne sont visibles que des personnes habilitées. Et aucune règle ne conclut à un soupçon : c’est une décision humaine.
Le registre des gels, chaque nuit
Mise à jour
Le registre national des gels des avoirs est lu chaque nuit.
Criblage
Les clients du portefeuille sont comparés au registre.
Alerte
En cas de correspondance, une alerte s’ouvre pour la personne habilitée, qui examine.
Examen
Si la correspondance le justifie, l’examen renforcé se tient dans le dossier, et les éléments sensibles vont dans l’espace « soupçon ».
Le jour du contrôle
Sans CabinetPilot
- Les fiches de connaissance client sont dispersées entre dossiers papier et tableur.
- Personne ne sait dire quand le portefeuille a été criblé pour la dernière fois.
Avec CabinetPilot
- Le niveau de vigilance et ses justifications sont dans chaque dossier.
- Le criblage est quotidien, tracé, et s’exporte avec le reste.
La veille, pas seulement l’entrée en relation
La vigilance ne s’arrête pas à la signature de la lettre de mission. Une procédure collective publiée au BODACC, une radiation, une entreprise fermée : ce sont des faits qui doivent revenir au cabinet pendant la mission.
CabinetPilot les relève chaque nuit et les rattache au dossier concerné. Le niveau de vigilance peut alors être revu, et l’examen renforcé engagé si la situation l’exige.
Pour le contrôle interne du cabinet
Le module suit aussi ce que le cabinet doit démontrer sur lui-même : les formations de l’équipe aux obligations de vigilance et les contrôles internes réalisés.
Tout est dans le même outil que les dossiers, avec les mêmes droits et le même journal d’audit chaîné. L’associé responsable de la conformité voit où en est le cabinet sans réclamer de tableaux à chacun.
Questions fréquentes
CabinetPilot décide-t-il qu’un client est suspect ?
Non. Il signale une correspondance au registre des gels ou une procédure au BODACC. L’analyse et toute décision restent celles des personnes habilitées.
Qui voit l’espace « soupçon » ?
Les seules personnes habilitées par le cabinet. Il est cloisonné du reste du dossier.
À quelle fréquence le portefeuille est-il criblé ?
Chaque nuit, contre le registre national des gels des avoirs, en même temps que la veille BODACC.
Peut-on remettre un export au contrôleur de l’Ordre ?
Oui. Le module produit un export pour un contrôle, et cet export est lui-même noté au journal.
La vigilance est-elle faite à l’accueil d’un nouveau client ?
Oui, et elle est bloquante : le parcours d’accueil ne se termine pas tant que la vigilance LCB-FT n’est pas faite.
À découvrir aussi
Démonstration de 30 minutes
Préparez votre prochain contrôle
Nous vous montrons le dossier LCB-FT d’un client fictif, le criblage du registre des gels et l’export pour un contrôle.
Demander une démo