L’accueil d’un nouveau client, de la fiche à la lettre de mission
Un nouveau client veut que le cabinet commence tout de suite. Le cabinet, lui, doit d’abord l’identifier, obtenir ses pièces, signer la lettre de mission et faire sa vigilance. CabinetPilot tient ce parcours et bloque le démarrage tant que la vigilance n’est pas faite.
L’entrée en relation, là où le dossier permanent commence
C’est au premier jour que se constitue le dossier permanent : identité, statuts, bénéficiaires, lettre de mission. Ce qui manque à l’accueil manque encore au contrôle qualité trois ans plus tard.
Le parcours d’accueil de CabinetPilot fait de chaque pièce une étape suivie, avec son état.
Le client, lui, attend la première facture ou la première paie. Un parcours clair, avec la liste de ce qui manque, aide aussi à lui expliquer pourquoi le cabinet a besoin de ses pièces avant de commencer.
Le parcours d’entrée en relation
La fiche du client
Reprise du registre national des entreprises (RNE, tenu par l’INPI) à partir du SIREN, puis vérifiée par le collaborateur.
Les pièces demandées
Statuts, pièce d’identité du dirigeant et autres pièces, chacune avec son état : demandée, reçue.
La lettre de mission
Suivie jusqu’à sa réception signée, puis rangée dans la GED.
La vigilance LCB-FT
Niveau de vigilance, criblage du registre des gels : tant qu’elle n’est pas faite, la mission ne démarre pas.
Une vigilance bloquante, pas une case à cocher
La vigilance n’est pas une étape facultative de fin de parcours : elle bloque le début de la mission. Le cabinet ne commence pas un dossier qu’il n’a pas examiné.
Ce que le parcours vous apporte
Le client qui ne répond pas
Les pièces manquantes ressortent sur l’écran « Aujourd’hui », avec un bouton « Relancer ».
Le dossier permanent constitué
Chaque pièce reçue est rangée dans la GED du dossier.
La bonne personne
Le parcours est confié à un titulaire, et à son remplaçant s’il s’absente.
Les habilitations à prévoir
Sans habilitation sur son compte fiscal, le nouveau client resterait muet pour CabinetPilot : la grille des habilitations le signale.
Avant et après
Sans CabinetPilot
- Une liste de pièces envoyée par e-mail, suivie de mémoire.
- La lettre de mission signée « quelque part » dans la messagerie.
- La vigilance faite après coup, quand on y pense.
Avec CabinetPilot
- Chaque pièce porte son état : demandée, reçue.
- La lettre de mission est dans la GED du dossier.
- La mission ne démarre pas sans vigilance.
Pourquoi bloquer plutôt que rappeler
Un rappel s’ignore pendant la saison fiscale ; un blocage, non. Si la vigilance n’est pas faite, le parcours d’accueil ne se termine pas, et le dossier ne passe pas en production.
C’est ce que le contrôle de l’Ordre vérifie : que la vigilance précède la mission, et non l’inverse. Le parcours le garantit sans dépendre de la mémoire d’un collaborateur.
Une fois la vigilance faite, la décision d’accepter le client reste celle du cabinet. CabinetPilot vérifie que l’étape a eu lieu, il n’en tire aucune conclusion.
Questions fréquentes
D’où viennent les informations de la fiche client ?
Du registre national des entreprises (RNE) tenu par l’INPI, à partir du SIREN. Vous les vérifiez et les complétez.
Peut-on commencer la mission avant la fin de la vigilance ?
Non. La vigilance LCB-FT est bloquante : le parcours ne se termine pas sans elle.
La lettre de mission se signe-t-elle dans CabinetPilot ?
La signature électronique est à venir. Aujourd’hui, CabinetPilot suit la lettre de mission jusqu’à sa réception signée et la range dans le dossier.
Comment relancer un client qui n’envoie pas ses pièces ?
Les pièces manquantes remontent sur l’écran « Aujourd’hui » avec une action « Relancer ». La relance est validée par une personne avant de partir.
Qui suit l’accueil d’un nouveau client ?
Le titulaire désigné pour ce dossier. S’il est absent, ses tâches vont à son remplaçant, comme pour tout le reste du portefeuille.
Les pièces reçues sont-elles rangées automatiquement ?
Chaque pièce reçue rejoint la GED du dossier, avec les statuts et la lettre de mission. Le dossier permanent se constitue au fil de l’accueil, pas après.
À découvrir aussi
Démonstration de 30 minutes
Suivez l’accueil d’un client fictif
Studio Nacre, nouveau client du cabinet fictif « Découverte », est en cours d’accueil : nous vous montrons chaque étape.
Demander une démo