Le pilotage par exception du cabinet comptable
Sur un portefeuille de plusieurs centaines de dossiers, la plupart sont en ordre chaque matin. CabinetPilot les laisse tranquilles et ne vous montre que l’exception : le retard, l’impayé, la pièce manquante, la décision à prendre.
Le problème : tout vérifier pour trouver les trois dossiers qui posent problème
La veille d’une échéance de TVA, un chef de mission ouvre l’espace professionnel, le compte de chaque client, puis l’URSSAF, puis sa boîte de réception. Il contrôle cent dossiers pour en trouver trois qui posent problème.
Le pilotage par exception renverse l’ordre : les sources sont lues chaque nuit, les dossiers en ordre restent silencieux, et l’écran du matin ne contient que ce qui demande quelqu’un.
Du fait relevé à la tâche fermée
La source est lue
Chaque nuit, CabinetPilot lit les portails avec les accès du cabinet, Pennylane par son API et les registres publics (BODACC, registre des gels).
Le fait anormal devient une alerte
Une cotisation URSSAF non réglée, une attestation périmée, un acompte d’IS impayé : l’alerte porte le dossier, la source, le montant et l’heure du relevé.
L’alerte devient une tâche
Elle est confiée au titulaire du dossier, avec une priorité et une échéance. S’il est absent, elle part chez son remplaçant.
La source ferme l’alerte
Quand le relevé suivant confirme que le problème a disparu, l’alerte se ferme. Une tâche cochée ne suffit pas.
L’écran « Aujourd’hui »
C’est la première page que voit chaque collaborateur, en vue « Mon portefeuille » ou « Tout le cabinet ».
En retard
Les échéances dépassées et les tâches non faites, en tête de liste.
Aujourd’hui et demain
Ce qui tombe dans les deux jours, avec l’avancement de la journée.
Les décisions
Chaque ligne porte son action : ouvrir la dette, demander l’attestation, confier la TVA, relancer le client.
La mise en route
Pour un cabinet qui démarre, les étapes de mise en service restantes.
Ce qui change dans la semaine d’échéance
Sans CabinetPilot
- Chaque collaborateur vérifie tous ses dossiers, un portail après l’autre.
- Une alerte est « traitée » parce que quelqu’un a coché la tâche.
- Quand un collaborateur est absent, ses dossiers attendent son retour.
Avec CabinetPilot
- Seuls les dossiers en anomalie apparaissent, avec la preuve du relevé.
- L’alerte reste ouverte tant que la source ne confirme pas la régularisation.
- Les tâches de l’absent vont à son remplaçant dès le premier jour.
La source fait foi
Une alerte ne se ferme pas sur une déclaration d’intention. Si l’URSSAF montre encore la cotisation impayée au relevé suivant, l’alerte reste ouverte, et c’est ce que le contrôle qualité voudra voir.
L’humain décide, toujours
Les règles préparent : elles trient, rattachent au bon dossier, rédigent un brouillon. Elles ne décident jamais d’un montant, d’une échéance ni d’un soupçon.
Rien ne part vers un client ou un organisme sans la validation d’une personne. Chaque étape est notée au journal d’audit chaîné, où chaque ligne porte l’empreinte de la précédente : impossible de réécrire l’historique après coup.
Chacun voit ce qui le concerne
L’associé
La vue « Tout le cabinet » : les retards, les dettes importantes, les décisions qui attendent, sans ouvrir un dossier.
Le chef de mission
Son portefeuille et celui de son équipe, pour la supervision et la revue avant l’échéance.
Le collaborateur
Ses tâches du jour, avec la preuve de chaque alerte et le bouton d’action qui va avec.
Questions fréquentes
Que voit un collaborateur qui n’a aucun dossier en anomalie ?
Un écran « Aujourd’hui » presque vide. C’est le but : un dossier en ordre ne génère aucune action.
Qui reçoit la tâche quand le titulaire du dossier est en congé ?
Son remplaçant, déclaré dans les absences. La tâche garde son historique : le titulaire voit à son retour ce qui a été fait.
Peut-on fermer une alerte à la main ?
On peut marquer la tâche comme faite, mais l’alerte reste ouverte tant que la source ne confirme pas que le problème a disparu.
CabinetPilot décide-t-il à la place du cabinet ?
Non. Il prépare l’alerte, la tâche et le brouillon. Le professionnel valide tout ce qui engage le cabinet.
Quelles sources sont lues chaque nuit ?
Les portails impots.gouv et URSSAF avec les accès du cabinet, Pennylane par son API, et les registres publics : BODACC, Recherche d’entreprises, registre national des gels des avoirs.
À découvrir aussi
Démonstration de 30 minutes
Voyez votre matinée en vue « exception »
Nous vous montrons l’écran « Aujourd’hui » d’un cabinet fictif, puis ce qui y remonterait avec vos propres sources.
Demander une démo