Une GED de cabinet comptable où chaque document est rangé au bon dossier
Un avis de CFE dans la boîte d’un collaborateur, une attestation sur un bureau, la lettre de mission dans un dossier réseau : le jour d’une revue, il faut tout retrouver. Dans CabinetPilot, chaque document est rangé au dossier du client, y compris ceux que CabinetPilot rapporte des portails.
Le dossier permanent, enfin complet
La conservation des pièces n’est pas une option pour un cabinet : statuts, identité, lettre de mission, échanges avec l’administration doivent pouvoir être produits.
Le problème n’est pas de stocker, c’est de classer. CabinetPilot classe à la source : un document rapporté d’un portail arrive déjà au bon dossier, avec son origine.
CabinetPilot range au bon dossier les pièces qui arrivent des portails, celles de l’accueil d’un nouveau client et celles que le cabinet produit lui-même. Chacune garde sa source, sa date, et n’est visible que des personnes qui ont des droits sur le dossier.
Ce qui arrive dans la GED, et d’où
| Document | Origine |
|---|---|
| Avis de CFE et de taxe foncière | Compte fiscal impots.gouv |
| Pièces jointes des messages | Messagerie impots.gouv, messages URSSAF |
| Attestations de vigilance | Espace tiers déclarant URSSAF |
| Attestation de régularité fiscale | impots.gouv |
| Statuts, identité, lettre de mission | Accueil du nouveau client |
| PV d’AGO et pièces de formalités | Générés dans CabinetPilot |
Ce qui rend le classement sûr
Contrôle « bon client »
Un PDF de portail qui porte un autre SIREN que celui du dossier n’est pas rangé.
Source et date
Chaque document rapporté garde la source et la date de son relevé.
Droits par dossier
On ne voit que les documents des dossiers sur lesquels on a des droits.
Aperçu plein écran
Le PDF s’ouvre en plein écran, sans téléchargement.
Le stockage reste celui du cabinet
Selon le choix du cabinet, les documents sont hébergés par la plateforme, dans SharePoint ou dans Drive. CabinetPilot ne vous enferme pas dans un stockage de plus.
Le branchement de Microsoft 365 est en cours : il concerne les e-mails de la boîte du cabinet et les documents dans SharePoint.
Les droits suivent les rôles du cabinet : associé, chef de mission, comptable, social, juriste. Un juriste retrouve les statuts et le PV d’AGO ; un gestionnaire de paie, les attestations de vigilance de ses clients.
Le contrôle qualité arrive : le document est déjà là
Quand le contrôleur demande l’attestation de vigilance remise au client en mars, ou le courrier de l’administration reçu en juin, la réponse est dans le dossier, datée, avec sa source. Personne n’a à chercher quel collaborateur l’avait reçue, ni dans quelle boîte de réception.
Un document rapporté, pas un document téléversé
Dans une GED classique, quelqu’un doit déposer le fichier, le renommer et choisir le dossier. Pour les pièces des portails, CabinetPilot le fait à la source : il rapporte l’avis ou l’attestation, vérifie le SIREN et le range.
Le collaborateur garde son temps pour ce qui demande un regard : lire le courrier de l’administration, pas le classer.
Questions fréquentes
Faut-il abandonner notre serveur ou SharePoint ?
Non. Le stockage est celui du cabinet : hébergé par la plateforme, SharePoint ou Drive selon le cabinet.
Les documents des portails sont-ils classés automatiquement ?
Oui, au dossier dont le SIREN correspond. Si le SIREN du document diffère, il n’est pas rangé.
Peut-on voir un PDF sans le télécharger ?
Oui, en aperçu plein écran dans CabinetPilot.
Qui voit les documents d’un dossier ?
Les personnes qui ont des droits sur ce dossier. Les droits se règlent dossier par dossier, selon les rôles du cabinet.
Les PV d’AGO générés sont-ils rangés aussi ?
Les pièces produites par les formalités juridiques rejoignent la GED du dossier, avec les statuts et la lettre de mission.
Peut-on exporter la liste des documents d’un dossier ?
Chaque tableau de CabinetPilot s’exporte en Excel, CSV ou PDF, et chaque export est noté au journal d’audit.
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