La messagerie impots.gouv et URSSAF, classée par client
La messagerie sécurisée de l’espace professionnel mélange tous vos clients, et celle de l’URSSAF aussi. CabinetPilot relève ces messages, les rattache au bon dossier avant tout affichage et range leurs pièces jointes dans la GED. Plus besoin d’ouvrir chaque portail pour savoir si l’administration a écrit.
Le message qui reste dans un portail que personne n’ouvre
Une demande de renseignements, une relance avant mise en demeure, un courrier sur une procédure de recouvrement : ces messages arrivent dans un espace où le collaborateur ne va que s’il y pense.
Pendant la saison fiscale, ou quand le titulaire du dossier est absent, un message peut rester une semaine sans lecteur. Avec CabinetPilot, il apparaît dans le dossier du client, chez la personne qui le suit.
Un écran en trois colonnes
Le client
Raison sociale et SIREN : le rattachement est fait avant l’affichage.
Les messages
La liste des échanges du dossier, impots.gouv et URSSAF côte à côte.
Le contenu et l’historique
Le texte du message, ses pièces jointes en aperçu PDF, les échanges précédents.
Ce qui est relevé, portail par portail
| impots.gouv | URSSAF | |
|---|---|---|
| Liste des échanges par dossier | Oui | Oui, classés par client |
| Contenu des messages | Ceux déjà lus sur le portail | Courriers en PDF |
| Pièces jointes dans la GED | Oui | Oui, en PDF |
| Répondre depuis CabinetPilot | À venir | Pas aujourd’hui |
Un message impots.gouv non lu n’est jamais ouvert par CabinetPilot : il resterait marqué comme lu sur le portail.
Pourquoi CabinetPilot n’ouvre pas les messages non lus
Ouvrir un message le marque comme lu pour tout le cabinet. CabinetPilot le laisse donc fermé : c’est un collaborateur qui le lit en premier, et personne ne croit à tort qu’il a été traité.
Des pièces jointes au bon endroit
La pièce jointe d’un message (un avis, une mise en demeure, un courrier de l’administration) est rangée dans la GED du dossier, avec la date et la source du relevé.
Le contrôle « bon client » s’applique ici aussi : si le PDF porte un autre SIREN que celui du dossier, il n’est pas rangé. Lors d’une revue, l’échange avec l’administration est dans le dossier, pas dans la mémoire d’un collaborateur.
Les situations où cela change tout
Le collaborateur absent
Le message arrive dans le dossier ; la tâche qui en découle va à son remplaçant.
La demande de renseignements
Elle est visible dans le dossier du client, à côté de ses échéances et de ses dettes, et ne dort pas dans un portail.
La relance avant recouvrement
Un message de l’URSSAF sur une cotisation impayée se lit à côté de la dette correspondante.
La revue du dossier
Le chef de mission retrouve tout l’historique des échanges avec l’administration au même endroit.
Ce que vous gagnez en sécurité
Chaque message relevé garde sa source et l’heure de sa lecture. Les pièces jointes ne quittent pas le cabinet : elles vont dans la GED du dossier, sur le stockage du cabinet, visibles des seules personnes qui ont des droits sur ce client. Vous n’avez plus à transférer un courrier de l’administration par e-mail d’un collaborateur à l’autre pour qu’il soit lu.
Questions fréquentes
Peut-on répondre à l’administration depuis CabinetPilot ?
Pas encore : répondre à la messagerie impots.gouv depuis CabinetPilot est à venir. Aujourd’hui, la réponse se fait sur le portail.
CabinetPilot marque-t-il nos messages comme lus ?
Non pour impots.gouv : un message non lu n’est jamais ouvert par CabinetPilot. Seul le contenu des messages déjà lus est relevé.
Les e-mails de nos clients apparaissent-ils dans cet écran ?
Le branchement de Microsoft 365, pour les e-mails de la boîte du cabinet, est en cours. Cet écran porte les messages des portails.
Qui voit les messages d’un dossier ?
Les personnes qui ont des droits sur ce dossier. Les droits se règlent dossier par dossier.
Les messages sont-ils rattachés au bon client ?
Oui, avant tout affichage, par le SIREN. Le contrôle « bon client » empêche de ranger une pièce jointe qui porte un autre SIREN.
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Nous vous montrons l’écran en trois colonnes sur le cabinet fictif « Découverte », avec l’aperçu PDF des pièces jointes.
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