Le client veut commencer lundi
Le dirigeant a quitté son ancien cabinet, la TVA du mois est à déposer dans dix jours, et il a besoin d’un bulletin de paie pour vendredi. Il demande de commencer. Le cabinet, sous pression commerciale et sous pression de calendrier, est tenté de traiter l’urgence d’abord et de régulariser ensuite.
« Ensuite » n’arrive pas souvent. Trois mois plus tard, la lettre de mission n’est toujours pas signée, la pièce d’identité du dirigeant manque, la vigilance a été faite de tête. Le dossier permanent est né incomplet, et il le restera jusqu’au contrôle qualité qui le remarquera.
Les quatre pièces de l’entrée en relation
Rappel général ; les obligations exactes relèvent du code de déontologie, des normes professionnelles et du Code monétaire et financier, dans leur version en vigueur.
La fiche de la société
Dénomination, forme, siège, dirigeants, bénéficiaires effectifs, date de clôture, régimes : reprise des registres publics (registre national des entreprises), puis vérifiée. C’est le socle du dossier permanent.
Les pièces
Statuts, extrait d’immatriculation récent, pièce d’identité des dirigeants et des bénéficiaires effectifs, et selon la mission : derniers comptes, liasse, documents sociaux, contrats en cours. Chacune avec son état : demandée, reçue, relancée.
La lettre de mission
Le contrat écrit entre le cabinet et le client, que le code de déontologie rend obligatoire : nature et étendue de la mission, obligations réciproques, honoraires, conditions de résiliation. Signée avant de commencer, elle protège les deux parties.
La vigilance LCB-FT
Identification et vérification du client et de ses bénéficiaires effectifs, évaluation du risque, consultation du registre des gels et du registre des bénéficiaires effectifs : en principe avant l’entrée en relation d’affaires, pas après.
Pourquoi « trop tôt » coûte cher
Commencer avant la lettre de mission, c’est travailler sans contrat : en cas de désaccord sur les honoraires ou sur l’étendue de la mission, le cabinet n’a rien à montrer. Commencer avant les pièces, c’est bâtir un dossier permanent sur des promesses. Commencer avant la vigilance, c’est précisément ce que les textes demandent d’éviter, et ce que le contrôle de l’Ordre vérifie.
Il y a aussi un coût plus discret : les accès. Un client repris sans habilitations sur son compte fiscal et sans rattachement à l’espace tiers déclarant reste muet pendant des semaines. Le cabinet ne voit ni sa TVA, ni ses dettes, ni ses messages, au moment où il connaît le moins bien le dossier.
Reprendre un dossier chez un confrère
La reprise d’un dossier tenu par un autre expert-comptable obéit aux règles du code de déontologie : informer le confrère prédécesseur avant d’accepter la mission, et s’assurer de la situation des honoraires qui lui sont dus, selon les modalités prévues par le code. Le prédécesseur, de son côté, transmet les documents appartenant au client.
C’est une étape de l’entrée en relation, pas une formalité à régler après coup : elle conditionne la récupération du dossier permanent, des comptes de l’exercice en cours et des accès aux portails. La demander dès le premier rendez-vous évite un mois de flottement.
Un parcours en quatre étapes, dans l’ordre
La fiche
Reprise des registres à partir du SIREN, vérifiée par le collaborateur, complétée de ce que les registres ne disent pas : régimes, paie, interlocuteurs, date de clôture.
Les pièces
Une liste écrite, envoyée au client, suivie pièce par pièce, relancée quand il ne répond pas. Chaque pièce reçue est classée dans le dossier permanent avec sa date.
La lettre de mission
Rédigée d’après la fiche et le modèle du cabinet, envoyée, suivie jusqu’à sa réception signée, classée. Rien ne démarre sans elle.
La vigilance
Niveau de risque, identification, consultation des registres, note datée au dossier. Elle conditionne le démarrage de la mission tant qu’elle n’est pas faite : c’est un verrou, pas un rappel.
Puis le démarrage
Demandes d’habilitation sur l’espace professionnel, rattachement à l’espace tiers déclarant, première échéance posée. Le dossier passe en production avec un titulaire et un remplaçant.
Les erreurs fréquentes
Signer la lettre de mission après la première échéance
Le cabinet a déjà engagé sa responsabilité sans contrat. La lettre se signe avant, même si la mission commence le lendemain.
Vérifier l’identité sur une photocopie illisible
La vérification suppose un document probant, lisible, en cours de validité, et une note de ce qui a été vérifié et quand.
Oublier les bénéficiaires effectifs
La société n’est pas seule à identifier : les personnes qui la contrôlent le sont aussi, avec consultation du registre des bénéficiaires effectifs.
Repousser la demande d’habilitations
Elles prennent des jours, parfois des semaines. Les demander à la signature, pas à la veille de la première CA3.
Commencer « juste cette fois »
L’exception devient la règle en saison. Un parcours écrit, avec un verrou avant le démarrage, évite d’avoir à le décider à chaque fois.
Ce que le client y gagne
Un parcours clair aide aussi à expliquer au client pourquoi le cabinet a besoin de ses pièces avant de commencer : la liste est courte, écrite, et chaque élément a une raison. Un client qui comprend envoie plus vite. Et la première impression qu’il garde est celle d’un cabinet qui sait ce qu’il fait, pas d’un cabinet qui court après lui.
À retenir
Fiche, pièces, lettre de mission, vigilance : quatre étapes dans cet ordre, chacune avec un état et une date, et un verrou avant le démarrage. Ce qui manque à l’entrée manque encore au contrôle.
Sources et références
legifrance.gouv.fr : code de déontologie des professionnels de l’expertise comptable
Décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité d’expertise comptable : lettre de mission, acceptation de la mission, succession entre confrères.
Ordre des experts-comptables : référentiel normatif
Norme professionnelle de maîtrise de la qualité (acceptation et maintien des missions) et norme relative aux obligations LCB-FT (NPLAB) ; modèles de lettre de mission.
legifrance.gouv.fr : Code monétaire et financier
Obligations de vigilance à l’égard de la clientèle avant l’entrée en relation d’affaires, identification du bénéficiaire effectif.
INPI : registre national des entreprises et registre des bénéficiaires effectifs
Consultation des informations d’immatriculation et des bénéficiaires effectifs par les professionnels assujettis.
Direction générale du Trésor : registre national des gels des avoirs
Consultation à l’entrée en relation et pendant la relation.