Des campagnes groupées pour tout le portefeuille du cabinet
Certaines tâches reviennent chaque mois ou chaque année pour tous les clients : les attestations de vigilance, la CFE, les variables de paie. CabinetPilot les traite en campagne : une préparation pour tout le portefeuille, une validation, puis un suivi dossier par dossier, au même endroit, sans chasse aux e-mails.
Le même geste, répété sur des centaines de dossiers
Le 25 du mois, le service social réclame les variables de paie. En novembre, le cabinet prévient chaque client de sa CFE. Pour les clients du bâtiment, l’attestation de vigilance se renouvelle.
Fait dossier par dossier, ce travail occupe un collaborateur pendant des jours, et le suivi des réponses se perd dans les boîtes de réception.
CabinetPilot les regroupe : la même action, préparée pour tous les dossiers concernés, validée en une fois par une personne, puis suivie client par client jusqu’à la réponse.
Les trois campagnes
| Campagne | Pour qui | Ce qui est suivi |
|---|---|---|
| Attestations de vigilance | Les clients concernés du portefeuille | Demande, réception du PDF, classement dans la GED |
| CFE | Les dossiers redevables | Avis relevé, information du client, échéance du 15 décembre |
| Variables de paie | Les dossiers de paie | Variables demandées, reçues, manquantes |
La campagne mensuelle de vigilance ne tourne que si le cabinet l’active.
Comment se déroule une campagne
Lancer la campagne
Vigilance, CFE ou variables de paie, pour les dossiers du portefeuille qui sont concernés.
Préparer
CabinetPilot prépare les demandes ou les messages à partir des données de chaque dossier.
Valider
Une personne du cabinet relit et valide. Rien ne part avant.
Suivre
Chaque dossier porte son état ; ceux qui n’ont pas répondu remontent en exception.
Les règles qui protègent le cabinet et le client
Pas de doublon
Une demande d’attestation de vigilance par client et par mois au plus, aucune si l’attestation en cours est encore valable plus de 30 jours.
Validation humaine
Aucun envoi groupé ne part sans qu’une personne l’ait validé.
Un état par dossier
Chaque dossier de la campagne garde son état, pour savoir à tout moment qui a répondu et qui ne l’a pas fait.
Une campagne, c’est aussi du pilotage par exception
À la fin, vous ne regardez pas les trois cents dossiers de la campagne. Vous regardez les douze qui n’ont pas répondu.
Les variables de paie, sans chasse aux e-mails
Chaque mois, le gestionnaire de paie attend les absences, les primes, les entrées et sorties. Les uns répondent le jour même, d’autres jamais sans relance, et la DSN, elle, n’attend pas.
La campagne de collecte des variables de paie suit chaque dossier : demandé, reçu, manquant. Le gestionnaire voit d’un coup d’œil qui relancer, et la relance passe elle aussi par la validation d’une personne.
Questions fréquentes
Les campagnes partent-elles toutes seules ?
Non. CabinetPilot prépare, une personne du cabinet valide. La campagne mensuelle de vigilance, elle, ne tourne que si le cabinet l’active.
Les variables de paie sont-elles envoyées dans le logiciel de paie ?
La campagne collecte les variables auprès des clients et suit leur réception. Avec Silae, CabinetPilot importe la liste des sociétés de paie pour rapprocher les dossiers ; il n’écrit pas dans Silae.
Comment savoir quels clients n’ont pas répondu ?
Chaque dossier porte son état dans la campagne ; ceux qui restent sans réponse remontent en exception.
La campagne CFE informe-t-elle les clients du montant ?
Elle part des avis relevés sur le compte fiscal de chaque client. Les messages sont préparés par CabinetPilot et validés par une personne avant l’envoi.
Une campagne de vigilance peut-elle demander une attestation déjà valable ?
Non. Aucune demande n’est faite si l’attestation en cours reste valable plus de 30 jours, et jamais plus d’une par client et par mois.
Qui valide une campagne ?
Une personne du cabinet, selon les rôles définis : associé, chef de mission, comptable, social. Tant qu’elle n’a pas validé, rien ne part vers les clients.
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